Inleiding- Persoonlijk Verbinden en Professioneel Vernieuwen
De ambtelijke organisatie van de gemeente Houten werkt gedreven aan de inhoudelijke uitdagingen, zoals voldoende woningen, de energietransitie, leefbaarheid van de stad en het laten meedoen van een ieder naar vermogen.
Onze omgeving is daarbij veranderd. Voor veel opgaven moeten we op zoek naar nieuwe oplossingen en andere samenwerkingsverbanden. We moeten aansluiting houden bij de maatschappelijke trends van digitaal, eigen initiatief en de mens of de opgave centraal, in plaats van het systeem of de procedure.
De ambtelijke organisatie speelt hierop in en dat vraagt iets van de ontwikkeling van medewerkers en organisatie. We hebben in de afgelopen jaren al laten zien dat we op de goede weg zijn. Het doorzetten van die ingeslagen weg vraagt wel voortdurend onderhoud, inzet en aandacht van de organisatie. Daarom werken we systematisch verder aan die ontwikkeling, onder het motto;

In 2019 zijn verschillende activiteiten en ontwikkelingen in gang gezet, om kleur en invulling te geven aan dit motto. Zo wordt er geïnvesteerd in vaardigheden, die nodig zijn om als gemeente goed invulling te geven aan de participatie van inwoners. En ook in de vaardigheden, die nodig zijn om als gemeente zelf op een goede manier te participeren bij initiatieven van inwoners of partijen in de samenleving. Rolzuiverheid, verbindende en communicatieve kwaliteiten zijn dan van groot belang. Dit wordt in 2020 verder doorgezet en uitgebouwd.  
Ook de innovatie op  het gebied van informatietechnologie en de betekenis daarvan voor het werk en de verdergaande digitalisering heeft de volle aandacht (zie onderdeel Programma Informatiemanagement). Dit in combinatie met het streven om altijd te verbeteren in onze dienstverlening; digitaal én persoonlijk. De accenten op het gebied van het programma Organisatieontwikkeling en HR worden hieronder nader toegelicht.

Programma Organisatieontwikkeling
In 2018 is een meerjarig programma Organisatieontwikkeling van start gegaan. Het programma richt zich, naast het aanbrengen van samenhang in bovenstaande activiteiten en ontwikkelingen, specifiek op een tweetal thema’s;
-   Het vergroten van de wendbaarheid van de organisatie
-   Het vergroten van het lerend vermogen van de organisatie

Wendbare organisatie
Een organisatie moet wendbaar zijn, om mee te kunnen veranderen met de omgeving. We moeten weten wat gaande is in de Houtense samenleving en wat de betekenis daarvan is voor ons werk. De manier waarop we ons    werk organiseren moet passen bij wat van ons wordt gevraagd. We stellen daarom de opgave of de bedoeling centraal en moeten vervolgens de flexibiliteit hebben om het werk logisch en in samenhang te organiseren. Een voorbeeld is om de reguliere werkzaamheden (en de sturing daarop) te onderscheiden van complexe opgaven.

• Eind 2017 / begin 2018 is opnieuw kritisch gekeken naar de inrichtings- en sturingsprincipes van de organisatie. Op grond van inzichten uit verschillende bronnen (o.a. uitkomsten van de evaluatie reorganisatie per 1 januari 2014 en inzichten vanuit traject Houten – Wijk bij Duurstede) zijn in 2018 de principes herijkt  en aanpassingen gedaan in de hoofdstructuur. Met de nieuwe structuur en sturingsprincipes hebben we de voorwaarden in huis voor een meer wendbare en flexibele organisatie. Meer informatie hierover is terug te vinden in ‘Onderzoeksrapportage Versterking organisatie gemeente Houten’ (april 2018).
• Per 1 januari 2019 is deze nieuwe structuur van kracht. Hiermee is de organisatie weer klaargezet voor de nabije toekomst. Het jaar 2018 stond dan ook in het teken van versterking van de organisatie en de introductie van een meer eenvoudige, plattere organisatiestructuur. Na besluitvorming hierover in het college, zijn via een uitgebreid werving en selectieproces de managementfuncties ingevuld en de nieuwe teams gevormd.
• 2019 heeft in het teken gestaan van het inregelen van de structuur en een goede manier werken binnen deze structuur. De principes, die belangrijk zijn voor een goede (be)sturing en werking van de wendbare organisatie, hebben meer hun weg gevonden in het dagelijks werk en dalen beetje bij beetje neer in praktische werkafspraken en –structuren. Het doorleven van deze principes (bijvoorbeeld ‘hoe geven wij leiding’ of ‘hoe neem ik verantwoordelijkheid voor mijn werk’) is onderwerp van verdieping geweest binnen het Management Development programma en in teamontwikkelsessies. Samen is het gesprek aangegaan over de principes, verwachtingen daarbij en het zichtbaar maken daarvan in dagelijks gedrag.
• 2020 wordt het jaar van het verder verinnerlijken van de principes en het doen en laten zien in dagelijks gedrag en verder investeren in daarbij benodigde vaardigheden. Het Leerplan 2020 dat in het najaar van 2019 wordt opgesteld, laat zien waar in 2020, gekoppeld aan het werkend krijgen van de principes, de accenten van ontwikkeling worden gelegd. Daarbij wordt onderscheid gemaakt in collectieve en individuele ontwikkeling en ook ontwikkelpaden per doelgroep in de organisatie.   

Lerende organisatie
In de ambitie van persoonlijk verbinden en professioneel vernieuwen zitten verschillende uitdagingen verborgen.

• Het vraagt van ons om groot te denken (professioneel, digitaal en regionaal) maar klein te doen en klein te organiseren (gericht op de leefwereld van mensen, opgavegericht, dichtbij en persoonlijk).
• Ook vraagt deze ambitie om te werken aan een basis die op orde is, professioneel, effectief en efficiënt maar nodigt ook uit om dingen anders te gaan doen, vernieuwing te zoeken en niet vastomlijnde wegen te bewandelen.

Wendbaarheid is hiervoor een belangrijke voorwaarde, maar daarnaast is het ook van groot belang dat een organisatie in staat is om te leren. Leren helpt namelijk om zichtbaar te maken wat goed gaat en wat we vooral moeten onderhouden. Het maakt ook duidelijk op welke onderdelen verbetering of vernieuwing noodzakelijk is. Daar kunnen we nieuwe dingen proberen (ondernemen). Zo kunnen we groeien en een breed repertoire aan vaardigheden ontwikkelen, die het mogelijk maken dat we bovengenoemde uitdagingen samen  kunnen aangaan.
Leren vraagt om investering, bijvoorbeeld in de ontwikkeling van vaardigheden. Zoals hierboven gesteld, wordt in het Leerplan 2020 zichtbaar waar in 2020 de accenten voor deze vaardigheidsontwikkeling komen te liggen. Om te kunnen leren is het óók van belang om ervaringen met elkaar te delen. Dit delen wordt in de organisatie verder gestimuleerd via het intern communicatienetwerk Insite, het organiseren van KoffieConnects (waar medewerkers elkaar kort en bondig een kijkje in elkaars keuken geven) en het steeds meer uitvoeren van evaluaties na afloop van een project of activiteit. Ook in 2020 wordt hier verder op voortgeborduurd en/of andere activiteiten aan toegevoegd.

Ontwikkeling HR-beleid
In 2019 is ook nadrukkelijk geïnvesteerd in het verkennen van de HR-thema’s die om ontwikkeling en toepassing vragen. Zo vraagt een goede balans in personeelssamenstelling en effectieve inzet van medewerkers om instrumentarium voor directie en management. Zodat zij daarop kunnen sturen en anticiperen. In 2020 wordt verder gewerkt aan ontwikkeling en inzet van bijpassend instrumentarium, zoals de methodiek van strategische personeelsplanning. Hiermee is het management in de toekomst in staat om tijdig te anticiperen en sturen op ontwikkelingen die van invloed zullen zijn op de gewenste personeelsinzet, zowel kwalitatief als kwantitatief.

In een aantrekkende arbeidsmarkt is het ook van belang om mensen aan ons te (blijven) binden en te investeren in onze aantrekkelijkheid als werkgever. Dit doen we door te werken aan een uitdagende en prettige werkomgeving, het bieden van ontwikkel- en doorgroeimogelijkheden en een goede werk-privé balans. Daarnaast hebben we onze stijl van arbeidsmarktcommunicatie gemoderniseerd, waardoor we ook in 2020 meer via social media en storytelling ‘het verhaal van Houten’ gaan uitdragen. Zo kunnen we de inhoudelijke uitdagingen van Houten voor het voetlicht brengen, de kenmerken van de gemeente Houten als werkgever uitdragen en duidelijk maken welke toekomstperspectieven aan jonge medewerkers worden geboden.

Naast deze specifieke doelen blijven thema’s als duurzame inzetbaarheid en het bevorderen van mobiliteit ook onze aandacht vragen. Het beteugelen van de mate van ervaren werkdruk hangt hier ook mee samen.

Programma Informatiemanagement
Eind 2019/begin 2020 wordt een nieuw informatiebeleidsplan vastgesteld als onderdeel van het nieuwe programma “Informatiemanagement”. Dit programma zal voor een groot gedeelte ook verder bouwen op het Informatiebeleidsplan van 2017.

Vanuit het programma Informatie zal in 2020 zowel gestuurd worden op het verder op orde brengen van de basis als op het implementeren van nieuwe (technologische) ontwikkelingen en implementatie van nieuwe werkwijzen. Vanaf 2020 zal er gewerkt worden vanuit de doelen van het programma. De 4 strategische doelen met onderliggende operationele doelen zijn:

1. We dragen bij aan de maatschappelijke opgaven

• We nemen informatiegestuurd werken als uitgangspunt en ondersteunen hier op
• Systemen zijn zo ingericht dat datasturing bij beleidsvorming en –uitvoering mogelijk is

2. We dragen bij aan professionele dienstverlening van hoog niveau

• Onze dienstverlening wordt bij voorkeur digitaal aangeboden.
• Onze ruimtelijke data zijn digitaal beschikbaar en onze dienstverlening is gebaseerd op de uitgangspunten van de nieuwe Omgevingswet.

3. We dragen bij aan een doelmatige en doeltreffende bedrijfsvoering

• We hebben een visie op ICT-beheer
• De Informatiefunctie is op strategisch, tactisch en operationeel niveau ingevuld
• Onze processen en systemen ondersteunen onze taken optimaal
• Bij onze werkzaamheden wegen we de inzet van nieuwe technologieën (zoals sensoren, blockchain etc.) altijd af
• We werken zoveel mogelijk tijd en plaatsonafhankelijk en daar waar de klant de voorkeur aan geeft

4. Wij gaan zorgvuldig om met de data en informatie in onze organisatie

• Privacy inwoners/cliënten is gewaarborgd
• De informatieveiligheid van onze systemen is zo goed mogelijk/optimaal gewaarborgd.

Schema “Doelenboom”

Voor 2020 krijgen de volgende onderwerpen prioriteit.

1. Het Faciliteren van Informatiegestuurd werken
   Om informatiegestuurd (beleidskeuzes maken op basis van data/informatie) te kunnen werken, is het van groot belang om data goed te kunnen ontsluiten. En vervolgens deze data ook goed te kunnen omzetten naar informatie.
   De gemeente beschikt over heel veel data in basisregistraties (gebouwen, personen, etc.) en in de diverse vakapplicaties (sociaal domein, beheer openbare ruimte etc.). De vele systemen maken het moeilijk om goede data-analyse mogelijk te maken. Wij gaan in het komende jaar een onderzoek doen naar de mogelijkheden van een datawarehouse. Maar ook willen we nader onderzoeken in hoeverre een nieuwe discipline als “data-analist” een plek in ons huis kan krijgen. Daarnaast prioriteren wij het begrip “lerende organisatie”, omgaan met informatiegestuurd werken, gebruik maken van gestandaardiseerde tooling om informatie te krijgen en een “agile” wijze van opereren.
   Op het gebied van het sociaal domein wordt in regionaal verband al een dashboard opgeleverd om de ontwikkelingen in dit vakgebied direct en veel intensiever te monitoren.
   
2. Digitalisering dienstverleningsproducten   
   Nog niet al onze dienstverleningsproducten zijn volledig digitaal beschikbaar. Soms wel in de voorkant (frontoffice) voor onze klant. Maar de verwerking in backofficesystemen is daarmee nog niet altijd geregeld. Het komende jaar gaan we hier verder op doorontwikkelen.
   
3. Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO).
   In 2021 dient het zogenaamde Digitaal Stelsel Omgevingswet operationeel te zijn. Dit als onderdeel van het grotere traject van de nieuwe Omgevingswet.
   In 2020 zal een traject lopen om helder te krijgen wat wij nodig hebben om aan de minimale eisen te voldoen. We zullen een nieuwe applicatie voor het verwerken van de aanvragen van vergunningen moeten implementeren. En we moeten de aansluiting op de landelijke voorziening realiseren. De uiteindelijke doorontwikkeling van de systemen rond de nieuwe Omgevingswet inclusief de uitwisseling van gegevens met de aanvragers zal nog niet volledig gerealiseerd zijn per 1 januari 2021. Hiervoor is meer tijd nodig (en beschikbaar).
   
4. Digitaal werken/verbeteren Informatiehuishouding.
   In 2017 zijn bij de Perspectiefnota middelen beschikbaar gesteld om onze informatiehuishouding te verbeteren. Met name onze digitale archivering. Inmiddels zijn er de nodige stappen gezet. Waaronder de afronding van het digitaliseren van het proces rond de bestuurlijke besluitvorming. In 2020 zullen o.a. projecten worden gestart rond de omgevingsvergunning en het sociaal domein. Het werken met een digitale samenwerk omgeving (zoals Microsoft teams) zal de kwaliteit, vindbaarheid en betrouwbaarheid van de informatiehuishouding verbeteren. In plaats van digitale dementie hebben we digitale beschikbaarheid. Ook hier speelt de “lerende organisatie” een rol. Het gebruiken van al aanwezige applicaties en het trainen van medewerkers in het digitaal samenwerken, vergaderen en een “digitale kennisbank” werkt als een vliegwiel in Houten.
   
5. Baseline Informatiebeveiliging Overheid.
   Met ingang van 2020 wordt de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG) vervangen door de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Vanaf dat moment gebruiken alle overheidslagen dezelfde baseline. Hoewel het aantal te nemen beveiligingsmaatregelen is verminderd zijn wel vanaf  dat moment alle resterende maatregelen verplicht. Sterker dan bij de BIG het geval was is de BIO gericht op het ‘risk-based’ nemen van maatregelen. Door de opzet van de BIO met drie verschillende basis beveiligingsniveaus met een proportionele diepgang wordt het risicomanagement hanteerbaar en efficiënt gehouden.
   
6. Privacy
   Waar we in 2018 de basisvereisten van de Algemene Verordening Gegevensbescherming hebben geïmplementeerd, zijn we in 2019 begonnen met de borging van privacy binnen de organisatie. Privacy vindt uiteindelijk plaats op de werkvloer. In 2020 maken we hierin een volwassenheidsslag. De teams gaan via de Planning en Control cyclus verantwoording afleggen over privacy en informatiebeveiliging, en ter versterking van de bewustwording onder medewerkers zullen e-learning en serious gaming worden ingezet. Een goede bescherming van persoonsgegevens vereist echter ook de inzet van de juiste technologie. In dit kader zullen maatregelen worden genomen voor veilig mailen en veilige bestandsuitwisseling, met name waar het gaat om gegevens over gezondheid.
   
7. Visie op ICT Beheer.
   Binnen ons eigen team ICT-beheer is het steeds moeilijker om goed gekwalificeerd personeel te vinden. De arbeidsvoorwaarden van de gemeenten blijven hier achter ten opzichte van het bedrijfsleven. Met als gevolg dat we genoodzaakt zijn in te huren.
   Bij het beheer zelf, zien we een verschuiving naar applicaties in de cloud. Dit vraagt ander soort beheer (meer regie op het beheer door derden). Gezien deze ontwikkelingen gaan we een nieuwe visie ontwikkelen voor de komende 4 jaar.

8. Volgen innovaties

De komende jaren verschijnen er naast de bestaande ook nieuwe digitale mogelijkheden zoals veel meer datagedreven werken, de inzet van kunstmatige intelligentie, augmented reality, blockchain, internet of things, smart city oplossingen, zelflerende chatbots en virtuele assistenten voor diensten. Sommige mogelijkheden zijn al voldoende ontwikkeld om ook daadwerkelijk in te zetten. Andere zullen zich nog meer moeten bewijzen. Deze nieuwe ontwikkelingen spelen niet alleen binnen de gemeentelijke organisatie, maar ook daar buiten en dus in Houten. Op deze ontwikkelingen moeten we ook in kunnen spelen. Volgend jaar begint de uitgifte van vergunningen voor 5G. Wat betekent dit voor Houten? Hoe bereiden we ons daar op voor? Vragen die ook het komende jaar onze aandacht vragen.

Indicatoren
In onderstaande tabel zijn de van toepassing zijnde BBV-indicatoren binnen het taakveld 'Bestuur en ondersteuning' per 1 januari van het betreffende jaar weergegeven.

Betrokkenheid verbonden partijen
Belastingsamenwerking gemeenten & hoogheemraadschap Utrecht (BghU)
Deze gemeenschappelijke regeling heeft tot doel uit overwegingen van kwaliteit, continuïteit en efficiency samen te werken bij de beleidsvoorbereiding, heffing en invordering van waterschapsbelasting en gemeentelijke belastingen, evenals bij de uitvoering van de Wet waardering onroerende zaken en het beheer en de uitvoering van vastgoedinformatie.